EUROSTARS hanteert een centrale indienings- en evaluatieprocedure. De financiering van de partners gebeurt decentraal door de lokale overheden.
Hieronder ziet u een kort overzicht van de procedure.
U kan hulp krijgen bij het indienen van uw voorstel, het is zelfs ten zeerste aangeraden dat de partners vooraf het projectidee bespreken met hun lokaal EUREKA contact.
Voorbereiding :
- Raadpleeg de Eurostars Guidelines die beschikbaar zijn op de internationale Eurostars website.
- Bespreek het projectidee met uw lokaal contact. U krijgt in detail toelichting van de procedure, en u kan bespreken of het idee aan de voorwaarden voldoet.
- Registreer u op de EUROSTARS website. Na registratie kan u de Eurostars Application Form downloaden.
- Vlaamse KMO's kunnen bij IWT een KMO-haalbaarheidsstudie indienen voor cofinanciering van de projectvoorbereiding.
Indienen van het projectvoorstel :
De leidende ‘research uitvoerende KMO’ dient het projectvoorstel in, en dit in naam van alle partners in het consortium. Dit gebeurt door het uploaden van de volgende onderdelen:
- Volledig ingevulde Eurostars Application Form
- Concept van de Consortium Agreement waarin de eigendomsrechten en afspraken rond exploitatie van projectresultaten zijn geregeld (raadpleeg de 'checklist')
- Jaarverslagen van al de deelnemende partijen
Dit kan ten allen tijde gebeuren. Op gegeven data wordt de inschrijvingsperiode afgesloten (zie onderdeel EUREKA - ‘Oproepen’) en start de evaluatie van de ingeleverde voorstellen.
Evaluatie door een centraal panel :
De projectvoorstellen worden beoordeeld door technische experts en een centraal evaluatiepanel. Hieruit resulteert een gerangschikte lijst die de prioriteit voor toekenning van financiering bepaalt.
Deze rangschikking wordt strikt gevolgd door de lidstaten bij het toekennen van hun subsidies, en dit tot uitputting van de vooropgezette nationale financieringsenveloppe.
De duur van deze evaluatieperiode is 16 weken.
Aanvraag van de subsidie bij IWT :
Wanneer een project volgens de gerangschikte lijst in aanmerking komt voor subsidie, dan dienen de partners een korte subsidieaanvraag in bij de bevoegde instelling in eigen land. Op basis van deze aanvraag, en het onderliggend Programma van de financierende instelling, worden het steunpercentage bepaald en de contracten opgemaakt.
Opvolging en rapporteringen :
Het Eurostars secretariaat vraagt een zesmaandelijkse rapportering gedurende het project aan de leidende KMO, en 2 jaarlijkse rapporten over de exploitatie nà het project aan elk van de partners. De financierende instellingen kunnen eventueel op basis van het gemaakte contract aanvullende rapporteringen vragen.
